Pilka yra spalva, kurios norite vengti

Projektų valdyme nugara ir balta yra tavo draugai – tamsiai pilka – ne. Kaip projekto vadovas, jūs norite nagrinėti aiškią ir patikrintą informaciją, o ne prielaidas. Kai daromos prielaidos ir jos nepatvirtinamos, daromos klaidos, terminai vėluoja, o projektai žlunga.

Prielaidos yra pavojingi dalykai ir, kaip ir visi pavojingi dalykai, pavyzdžiui, bombos ar braškių pyragas, jei padarysite net menkiausią klaidą, galite atsidurti siaubingoje bėdoje. Daryti prielaidas paprasčiausiai reiškia manyti, kad viskas vyksta tam tikru būdu, kai mažai arba visai nėra įrodymų, rodančių, kad esate teisus, ir iš karto galite suprasti, kaip tai gali sukelti siaubingų problemų. Pavyzdžiui, vieną rytą galite pabusti ir daryti prielaidą, kad jūsų lova yra toje pačioje vietoje, kur visada buvo, net jei neturėsite jokių realių įrodymų, kad taip yra. Tačiau išlipę iš lovos galite pastebėti, kad jis išplaukė į jūrą, o dabar patirsite siaubingą bėdą dėl neteisingos prielaidos, kurią padarėte. Matote, kad geriau nedaryti per daug prielaidų, ypač ryte.

– Lemony Snicket,
„Austere“ akademija

Kaip Lemony Snicket iš Niefortunnych renginių teigia, kad prielaidos yra pavojingos. Retai pagrįstos faktais, prielaidos pagrįstos asmenine perspektyva, o ne tikrove. Įsivaizduokite, kaip tai gali paveikti jūsų gebėjimą valdyti komandą, jei jūs (ir kiti) darote prielaidas dėl kažko tokio neatskiriamo, kaip užduoties atlikimas. 

Projekto sėkmės metodas naudoja veiklos vadybininkus, kad užtikrintų, jog kiekviena užduotis būtų atlikta. Bet kurio projekto planavimo sesijos metu svarbu sukurti darbų suskirstymo struktūrą – visų projekto veiklų sąrašą, ką jūsų komanda šiuo metu gali sugalvoti. Šiuo metu Čia svarbu, nes retai net geriausios komandos susidoros su kiekviena užduotimi, kurią reikia atlikti pačioje projekto pradžioje. Veiklos vyks ne kokia nors konkrečia tvarka, nes seka dar nebus atlikta. Jie taip pat nebūtinai turės savininką ar trukmę. Tiesiogine prasme tai bus tik veiklos sąrašas.

Tačiau šios užduotys negali likti be šeimininko. Kiekvienai užduočiai turi būti priskirtas savininkas, ty veiklos vadovas, vienas asmuo už veiklą. Veiklos vadovas sutinka pasirūpinti, kad darbas būtų atliktas. Tai žmogus, kuris žiūri į projekto vadovą ir sako: „Tai mano užduotis. Aš pasirūpinsiu, kad tai įvyktų“. Tai nereiškia, kad jie sutiko patys atlikti fizinį darbą, tik kad jie sutinka būti vieninteliu kontaktiniu tašku dėl veiklos. Vieno kontaktinio taško koncepcija yra labai svarbi, nes ji sumažina painiavą ir suteikia aiškumo, kam priklauso užduotis.

Projektiniame darbe juoda ir balta yra jūsų draugai, o pilka yra jūsų priešas. Viskas, kas pilka ir dviprasmiška, pripras prieš jus projektų valdymo teisme. Prielaidos sukuria lūkesčius, pagrįstus ne kuo daugiau tu galvoti yra tikrovė, o ne tai, kas iš tikrųjų is realybe. Sėkmingas projektų valdymas nėra pilkas – juoda ir balta spalvos yra labai svarbios jūsų sėkmei. Viskas, kas pilka ir dviprasmiška, pripras prieš jus projektų valdymo teisme.