Efektyviam bendravimo tonui (siurprizas!) svarbiausia: 5 efektyvumo strategijos

Jūs žinote, kad bendravimas yra labai svarbus jūsų patikimumui ir veiksmingumui, tačiau, kaip ir daugelio dalykų per pastaruosius kelerius metus, jo svarba išaugo ir pasikeitė pobūdis. Naudojant hibridinį ir nuotolinį darbą, atstumas sukuria poreikį bendrauti naujais būdais ir daugiau dėmesio skiriant rašymui ir asinchroniniams požiūriams.

Įdomu tai, kad bendravimas prisideda prie psichinės sveikatos, įtrauktis, pasitikėjimas, išlaikymas ir kultūra. Ir išsiskiria vienas komunikacijos elementas: tonas. Tai, kaip suformuluota jūsų žinutė ir kaip ją suvokia gavėjai, gali turėti įtakos jūsų ir jų sėkmei.

Bendravimas sumažina atstumą

Naujos galimybės dirbti toli nuo biuro, iš atokių vietų ir per atstumą pabrėžė komunikacijos poveikį. Remiantis naujais duomenimis iš Grammarly ir Harriso apklausa82 % žinių darbuotojų teigia, kad darbas nuotoliniu būdu padidina poreikį būti geresniam bendraujančiam asmeniui.

Be to, žmonėms sunku palaikyti ryšį su kolegomis, o 45 % darbuotojų teigia, kad jų asmeniniai ryšiai nukentėjo dėl hibridinio darbo. Ši patirtis skiriasi priklausomai nuo kartos: 59 % Z kartos, 48 ​​% tūkstantmečio, 45 % X kartos ir 28 % kūdikių bumo amžiaus žmonių teigia tą patį.

Iš viso 62 % darbuotojų teigia, kad norint puoselėti įvairovę ir įtraukties, reikia geresnių bendravimo įgūdžių. Tai ypač pasakytina apie 75 % darbuotojų, kurie laikosi neurodivergentų – kurie teigia, kad neefektyvus bendravimas yra kliūtis įtraukties, o tik 64 % neurotipinių respondentų sutinka. Ir 77 % tų, kuriems anglų kalba yra antroji kalba (ESL), teigia, kad neefektyvus bendravimas yra kliūtis, palyginti su 68 % tų, kuriems anglų kalba yra pagrindinė kalba.

Tačiau puikus bendravimas taip pat sukuria teigiamą darbo patirtį – 52 % darbuotojų teigia, kad dėl asinchroninio bendravimo jų darbas tampa lankstesnis, 42 % teigia, kad jie yra produktyvesni, o 34 % – jaučiantys didesnį įtraukties jausmą. Be to, 56 proc. respondentų pasitenkinimo darbu priežastį vertina efektyvų bendravimą, o 54 proc. – geresnius santykius su kolegomis.

Tonas ir pasitikėjimas

Efektyviam bendravimui yra daug veiksnių – nuo ​​turinio ir tono iki empatijos, režimo ir platformos, tačiau atrodo, kad tonas yra ypač svarbus. Tiesą sakant, 53% žinių darbuotojų teigia, kad tonas yra svarbesnis už bendravimo turinį. Tačiau 71 proc. sunkiai pasirenka tinkamus žodžius, kad neįžeistų kitų, o 56 proc. nežino, kaip rasti tinkamą bendravimo toną.

Tonas labai priklauso nuo to, kaip gerai žmonės dirba kartu. Jei bendravimas turi teigiamą atspalvį,

• 62% atsako greičiau
• 57 % labiau reaguoja į būsimus prašymus
• 48% kreipiasi į susirūpinimą arba atlieka darbus kokybiškiau
• O 59% siuntėją suvokia pozityviau

Tiems, kurie dirba skirtinguose biuruose JAV arba skirtinguose biuruose už JAV ribų arba kurie yra visiškai nutolę, kiekvienas iš šių procentų padidėja nuo 3% iki 11%.

Tinkamo tono kūrimas

Tinkamo tono paieška yra subtilus procesas ir puikus įvairių komunikacijos elementų derinys. Štai kaip pasiekti tinkamą pusiausvyrą.

1 – būkite dalykiški, bet draugiški

Vienas iš pirmųjų būdų rasti tinkamą toną – būti dalykišku, bet ir draugišku. Šį požiūrį turėsite patobulinti savo kultūrai ir vaidmeniui, tačiau apskritai žmonės vertina sveikinimą, o ne pasinerimą į jūsų turinį. Ir komentaras, pvz., „Tikiuosi, kad tau viskas gerai“ arba a trumpas oro ar sezono patvirtinimas gali suteikti teigiamą pakilimo kelią verslo mainams.

Norėsite būti trumpi ir ypač naudoti šią taktiką pirmajame pranešime, atidarydami temą. Tačiau tuomet norėsite susikoncentruoti ties šiuo verslu, nebūdami per daug formalūs. Palyginkite savo geriausią bendravimą su kasdieniu dalykiniu drabužių spinta, kurioje nepasirodysite su sportinėmis kelnėmis, bet ne su trijų dalių kostiumu. Esate susitelkę į rezultatus, kurių turite pasiekti, bet teigiate.

2 – būk pasitikintis savimi, bet ne arogantiškas

Bendraudami būsite veiksmingiausi, kai subalansuosite pasitikėjimą ir nuolankumą. Būkite aiškūs ir turėkite savo požiūrį, bet taip pat paprašykite pateikti informaciją, kai tai tinkama. Savo tonu praneškite siuntėjui, kad turite savo perspektyvas, bet taip pat įvertinkite jų požiūrį, žinodami, kad neturite visų atsakymų.

3 – būkite glaustas, bet ne trumpas

Verslo komunikacijoje norėsite išsiaiškinti esmę, tačiau venkite būti trumpi ar šiurkštūs. Pateikite kontekstą ir nemanykite, kad žmonės žino jūsų bendravimo aplinkybes, nebent esate tikri, kad jie žino. Prieš siųsdami redaguokite savo pranešimą, kad pateiktumėte pakankamai išsamios informacijos ir neužgožtumėte skaitytojo.

Taip pat aiškiai nurodykite, ko prašote. Apsvarstykite galimybę pradėti savo komunikato esmę anksti, o vėliau pateikti daugiau informacijos ar pagrindo paskutinėje pranešimo dalyje.

Kartais tai, ko neįtraukiate, yra taip pat svarbu, kaip tai, ką darote, todėl rinkitės, ką sakote, ir įtraukite svarbiausius turinio elementus. Be to, nepernaudokite rašytinio žodžio. Jei rašytinį pranešimą perskaityti užtruks daugiau nei penkias minutes, jame yra daugiau nei penki taškai arba reikia daugiau nei penkių salvių, tai tikriausiai geriau kaip greitas skambutis arba žodinis pasikeitimas.

4 – būk įtikinamas, bet ne emocingas

Kai jaučiate aistringą dalyką arba jei esate piktas ar nusivylęs, būkite ypač atidūs savo atsakymui. Kai situacija yra tinkama, norėsite būti įtikinami, kai ką nors pareikš, bet venkite gintis, emocionalūs ar pikti tavo tonu. Jei jaučiatės ypač pasikrovę, galite palaukti kelias valandas prieš spustelėdami „Siųsti“ arba net miegoti ant jo prieš paleisdami užrašą.

# 5 – būkite autentiški, bet ne neatidūs

Labiausiai bendraudami norėsite būti savimi – tuo pat metu būsite atidūs tam, kas labiausiai paveiks jūsų bendravimo gavėją (-us). Asmeniui, kuris labai priklauso nuo duomenų, norėsite pateikti įrodymų, o jautresniam asmeniui galite skirti papildomą sakinį apšilimo eilutei. Tačiau nepersistenkite ir darykite įsitikinkite, kad esate autentiškas. Apsvarstykite, kaip jūsų bendravimas bus priimtas ir kaip gavėjas labiausiai mėgsta girdėti ir geriausiai supranta informaciją.

Tai stebuklas

Puikus bendravimas gali kurti santykius ir padidinti savo patikimumą, tačiau jūs susiduriate su daugybe kliūčių. Jūs vartojate žodį, kurį kažkas interpretuoja neigiamai. Jūs ketinate toną, kurį gavėjas neteisingai perskaito. Jūs atidedate atsakymą, o jūsų kolega daro neteisingas prielaidas, kodėl taip padarėte. O bendraudami raštu jums trūksta visų nežodinių užuominų ir užuominų. Stebuklas, kad mes iš viso galime bendrauti, kai apmąstai kliūtis.

Tačiau sąmoningumas padeda. Jei skirsite laiko gerai bendrauti, atsižvelgsite į savo auditoriją ir dar kartą skaitysite bei redaguosite, gausite naudos.

Be to, kai esate komunikacijos gavėjas, galite suteikti siuntėjui abejonių – žinodami kliūtis, galite pažvelgti ne tik į tiesioginius žodžius ir įsiklausyti į teigiamus ketinimus.

Tikslas nėra tas pats, kas poveikis

Girdėjote, kad ketinimai nelygu poveikiui, o tai ypač pasakytina apie bendravimą raštu, asinchroninį bendravimą ir nuotolinį bendravimą. Tačiau verta pasistengti, kad galėtumėte užmegzti santykius, išsiugdyti savo patikimumą ir sėkmingai dirbti.